Kısa cevap: Excel ürün listesini tutmakta iş görür; fiyatı güncel tutmakta, fatura kesmekte, stoku düşmekte ve sayımda zorlanır. Aşağıda her birinin Excel’de nasıl yürüdüğü ve aynı işin KuyumSmart’ta nasıl yürüdüğü var.
Excel nerede yeter, nerede zorlanır?
Excel’in iyi olduğu yer kayıttır: ürün kodu, ayar, gram ve işçilik bir tabloda durabilir. Zorlandığı yer, o kaydın her gün yeniden kullanılmasıdır.
Fiyat. Gram altın fiyatı gün içinde çok sık değişir; kendi kur kaydımızda ölçtüğümüz işlem günlerinde değişim sayısı günde on binin üzerindeydi (ölçüm ve yöntemi). Tablodaki fiyat, kur güncellendiği an kadar doğrudur. KuyumSmart’ta fiyat, ürün her okutulduğunda güncel kurla yeniden hesaplanır (nasıl çalıştığı).
Fatura. Excel bir fatura programı değildir. Kuyumcu, faturasını çoğu durumda elektronik olarak — e-Arşiv ya da e-Fatura — düzenler; hangi durumda hangisinin kesildiği kuyumcuda e-fatura zorunluluğu yazısında. Excel’le çalışırken fatura başka bir yerde, satışın bilgileri yeniden girilerek kesilir. KuyumSmart’ta fatura satış kaydından çıkar; belge türü ve has altın bedelinin matrahtan ayrılması sistemde belirlenir (e-fatura ve özel matrah).
Stok ve sayım. Excel’de satılan ürünün tablodan düşülmesi, şubeler arası transfer ve vitrin sayımıyla karşılaştırma elle yürür; tablo “ne olmalı”yı söyler, “ne var”ı söylemez. KuyumSmart’ta satılan ürün stoktan düşer, transfer kayda geçer; RFID ile vitrin turlanır ve eksik, fazla ve gram farkı aynı raporda çıkar (RFID sayım).
Kayıt. Tablodaki bir satış satırı sonradan değiştirilebilir; kimin girdiği ayrıca not edilmedikçe anlaşılmayabilir. KuyumSmart’ta her satış personel, şube, tarih ve para birimiyle kalıcı kaydedilir.
Bu, Excel’in kötü bir araç olduğu anlamına gelmez. Ürün sayısı azsa, faturalı satış seyrekse ve tezgâhta tek kişi varsa tablo bir süre iş görebilir. Zorluk, bu koşullardan biri değiştiğinde başlar.
Excel’den KuyumSmart’a geçerken
- Dosyanızı demo görüşmesine getirin. Nelerin aktarılabileceği dosyanın düzenine bağlıdır; görüşmede birlikte bakar ve net söyleriz.
- Ürün bilgisinin ayrı sütunlarda durup durmadığına bakın. Ürün kodu, ayar, gram ve işçilik ayrı sütunlardaysa inceleme kolaylaşır.
- Demoda kendi işinizi sorun. Barkoddan canlı fiyat, satıştan e-fatura, sayım raporu — hangisi sizin için önemliyse görüşmede onu görün.
- Çıkış yolunu bilin. Aboneliği panelinizden iptal edebilirsiniz; stok ve satış verinizi Excel ya da CSV olarak dışa aktarırsınız.
Geçiş neye mal olur?
Demo görüşmesi ücretsizdir; kredi kartı istenmez. KuyumSmart aylık abonelikle çalışır: kurulum, başlangıç eğitimi, şube ve ürün sayısı ücrete eklenmez, RFID sayım yazılımı pakettedir. Abonelikten ayrı ödenenler AI Studio kredileri (her yeni hesaba bir kez 100 kredi ücretsiz tanımlanır), donanım ve e-fatura gönderim kontörüdür. Güncel tutarlar fiyatlandırma sayfasında.
Program seçerken başka nelere bakılacağı: kuyumcu programı nasıl seçilir.